Vous avez des données dans un fichier Google Sheets et vous souhaitez que votre chatbot y accède ? Vous aimeriez enregistrer des informations de vos utilisateurs dans un fichier Google Sheets ? Cet article est là pour vous y aider !

Botnation AI vous propose 3 éléments à intégrer dans vos séquences pour accéder à votre fichier Google Sheets :

  • La sauvegarde de données vers Google Sheets
  • La récupération de données provenant de Google Sheets
  • La génération d'un carrousel à partir de vos données Google Sheets

Informations générales (A LIRE)

L'accès de votre Chatbot à votre fichier Google Sheets nécessite de respecter quelques règles :

  • Votre tableau doit contenir une et une seule ligne d'entête à la 1ère ligne
  • La première colonne de votre tableau ne doit jamais être vide
  • N'utilisez pas la valeur undefined dans une cellule. Ce mot clé est réservé pour les formules qui ne renvoient pas de résultat.

Configuration

Avant toute chose, vous devez relier votre compte Google à votre Chatbot. Cela se passe dans l'onglet Plugins des paramètres de votre chatbot.

Cliquez sur le bouton Lier un compte Google puis sélectionnez le compte qui a accès à votre fichier Google Sheets dans la page qui s'affiche.

Une fois les permissions acceptées, vous êtes de retour sur votre Chatbot et le compte que vous venez de lier est maintenant sélectionné.

Mode expert

Le mode expert vous permet d'activer les options avancées des éléments Google Sheets. Référez vous à la section de l'élément pour plus d'informations.

Sauvegarde de données

L'élément Sauvegarde de données vous permet d'insérer ou de mettre à jour les données de votre Google Sheets.

Fichier spreadsheet : Sélectionnez le fichier Google Sheets à utiliser.

Onglet : Sélectionnez l'onglet à utiliser

Forcer la création d'une ligne (option) : Si cochée, une nouvelle ligne sera créée

Mettre à jour les lignes correspondantes aux conditions suivantes : Sélectionnez les conditions permettant d'identifier la ou les lignes à mettre à jour.

Créer une ligne si aucune ligne ne correspond (option) : Si aucune ligne dans votre tableau ne correspond aux conditions spécifiées, une nouvelle ligne sera créée.

Mettre à jour les colonnes suivantes : Spécifiez les colonnes à mettre à jour.

N.B : le mode expert vous permet de spécifier plusieurs champs dans le bloc Mettre à jour les lignes correspondantes aux conditions suivantes. Vous pouvez ainsi créer des conditions ET / OU.

Récupération de données

L'élément Récupération de données vous permet de mettre à jour les variables du Chatbot à partir d'informations provenant de votre Google Sheets.

Fichier spreadsheet : Sélectionnez le fichier Google Sheets à utiliser.

Onglet : Sélectionnez l'onglet à utiliser

Sélectionner la 1ère ligne correspondante aux conditions suivantes : Sélectionnez les conditions permettant d'identifier la ligne à récupérer.

Sauvegarder les données dans les variables : Affecter les données de votre Google Sheets aux variables de votre Chatbot.

Redirection si aucun résultat : Redirigez votre utilisateur si aucune ligne de votre tableau ne correspond aux conditions précédentes.

N.B : le mode expert vous permet de :

  • spécifier plusieurs champs dans le bloc Sélectionner la 1ère ligne correspondante aux conditions suivantes. Vous pouvez ainsi créer des conditions ET / OU.
  • affecter vos variables de manière plus précises. Les valeurs de vos colonnes seront récupérables via des variables [[GOOGLE_SHEET_XXX]] (où XXX correspond à la colonne).

Carrousel

L'élément Carrousel vous permet de générer un carrousel à partir d'informations provenant de votre Google Sheets.

Fichier spreadsheet : Sélectionnez le fichier Google Sheets à utiliser.

Onglet : Sélectionnez l'onglet à utiliser

Sélectionner les lignes correspondantes aux conditions suivantes : Sélectionnez les conditions permettant d'identifier les lignes à récupérer.

Remplissez le carrousel à partir des informations de votre fichier Google Sheet : Créez vos pages de carrousel à partir des informations de votre Google Sheet.

Redirection si aucun résultat : Redirigez votre utilisateur si aucune ligne de votre tableau ne correspond aux conditions précédentes.

N.B : le mode expert vous permet de :

  • spécifier plusieurs champs dans le bloc Sélectionner la 1ère ligne correspondante aux conditions suivantes. Vous pouvez ainsi créer des conditions ET / OU.
  • trier les résultats par colonne de votre Google Sheet
  • limiter le nombre de pages à afficher dans le carrousel
  • affecter vos variables de manière plus précises. Les valeurs de vos colonnes seront récupérables via des variables [[GOOGLE_SHEET_XXX]] (où XXX correspond à la colonne).

Foire aux questions (FAQ)

La date enregistrée dans mon fichier Google Sheets n'est pas ou mal formatée.

Vérifiez le format d'affichage de votre cellule. Choisissez le format Date ou alors effacez la mise en forme.

Quel est le délai d'écriture vers Google Sheets ?

Ce délai variable peut prendre de 1 à quelques secondes selon la "bonne humeur" de Google qui dépendra de : la charge API (nombre d'opérations dans la file de traitement), la réplication de vos données sur leurs très nombreux serveurs, des éventuelles limitations d'usage de votre compte Google etc...

Google Sheets n'est pas une solution professionnelle de CRM ou base de données réalisée pour stocker très vite de gros volumes de données, c'est un tableur en ligne. C'est pourquoi nous vous recommandons de ne pas trop dépendre des écritures.


Vous pouvez lire des données un document Google Sheets, les manipuler dans votre bot, puis y écrire un résultat vers Google Sheets mais nous déconseillons l'inverse : écrire de données vers Google Sheets puis lire immédiatement ces données car elles risquent de ne pas être encore à jour chez Google et perturber le comportement de votre chatbot.

Il vaut mieux réaliser ces opérations en 2 temps avec une action humaine entre les deux dans votre bot par exemple, comme un clic sur un bouton, qui laissera quelques secondes à Google pour écrire et mettre à jour vos données.

Pour un usage plus "dynamique" nous vous recommandons l'usage de l'API Botnation.

A quoi correspond la condition "match" pour la sélection de lignes?

La condition "match" permet de renseigner une expression régulière qui sera testée sur la valeur de la colonne. Cela peut par exemple servir à tester si la valeur contient une sous-chaîne de caractères. Par exemple la condition "match" avec la valeur "nation" retournera vrai pour les cellules contenant le texte "Bot créé par Botnation" ou "championnat des nations".
Pour plus d'informations sur les expressions régulières, reportez-vous à cette documentation: https://developer.mozilla.org/fr/docs/Web/JavaScript/Reference/Objets_globaux/RegExp

Voici également une vidéo que nous vous recommandons de consulter sur l'intégration d'un document Google Sheets dans votre chatbot Botnation.


En savoir plus : 

Avez-vous trouvé votre réponse?